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有备而来会议前的准备工作(第1页)

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有备而来,会议前的准备工作

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麦肯锡依靠头脑风暴来提出和检验初始假设。

尽管“头脑风暴”

这个词有时候会给人以“空谈、吹牛、天马行空、不着边际”

的印象,但麦肯锡式的头脑风暴绝不是看似丰盛而营养价值低的快餐,也不是食之无味,弃之可惜的鸡肋,它是有效的、有价值的头脑风暴,是需要团队所有成员参加会议前都有备而来、事先做很多脚踏实地的工作、对研究的问题有所了解的头脑风暴。

实施指南

不管你是团队领导、还是普通成员,在麦肯锡,每一次头脑风暴前的会议准备都是有章可循的。

确定会议是否必要

首先,开会是必需的吗?还有其他更节省时间、更有效的方式来解决这个问题吗?

确定会议的目的

如果会议是必要的,那你期望这个会议达成怎样的结果?做出怎样的决定?取得怎样的行动方案?

准备会议议题

会议的主旨就是商讨议题,而议题就是需要大家共同讨论的核心内容。

因此,这个核心内容一定要提前明确,并确保其科学合理、有针对性。

如此,会议的目的才能达到。

如果没有明确议题,就会出现开会时的场面混乱和会后大家都没有收获,面对上司质问而哑口无言的尴尬场面。

会议议题如何有效确定?一种方式,是由团队领导提出来;另一种方式,是在征求了团队大多数成员的意见之后,将会议议题按轻重缓急的方式排列出来,拟成一份“近期会议安排议题”

的书面材料,报送相关负责人审定之后,再纳入正式的会议计划。

一般情况下,这份书面材料所包含的议题按照顺序逐条排列即可。

另外,建议重大议题以一会一题为宜,一次会议的议题不应过多,如果议题过多,会议会进行得太过分散,从而难以达成有效共识;安排议题时,与会人员的心理预期也要充分考虑,最好是先进行最重要、最复杂的议题,同时,控制每个议题的商议时间。

这样做的原因是,人们往往对最先接触的事物产生较大的新鲜感,而越往后接触到的事物新鲜感就会越低。

收集所有与会议所议项目有关的信息

收集有关信息,若这些信息太长、太多,将其要点摘录出来,而且自己要提前进行一番头脑风暴,这期间不是让你提出一个切实的初始假设,而是要形成一个项目解决方案框架下的初始假设集,把任何可能性的东西都放在脑袋里;然后就可以带着准备好的“新鲜食材和美味食谱”

去奔赴“厨师大会”

了,如此便可给团队更多时间在更合理的假设上,而不是让大家把时间花费在临阵磨枪地分析原始数据之上。

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