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可能有人认为“会议记录应该在会议结束之后制作，然后再发给出席者”
，但为了让会议上做出的决定能够立即执行，会议记录也必须在会议进行的过程中同步完成。
现在有很多可以即时制作会议记录的工具，所以要想实现这一点并不困难。
如果有投影仪能够将会议记录的内容显示在白板上，项目经理就可以在会议进行的过程中与全员共同确认决定的内容，保证所有人都达成一致之后，将会议记录打印出来。
还有一种更简单的信息共享方法，那就是用手机将白板上的内容拍摄下来，然后直接将照片发送给各个成员即可。
此外，项目经理也可以将精力都放在主持会议上，将制作会议记录的工作交给其他人来完成，最后由全体成员对内容进行确认。
总之不管采取上述哪种方法，都要保证在会议结束时能够将会议记录的内容与全员共享。
在会议记录上，需要写明“分发对象”
“出席者”
“制作者”
“制作日期”
等内容。
会议上决定的内容是只有出席者知道，还是包括项目负责人和职能部门的负责人在内都知道？在这两种不同的情况下，出席者的工作态度也会发生不同的改变。
比如在后者的情况下，出席者会认为“既然负责人也知道，那我一定要按时完成任务”
，所以在制作会议记录的时候，一定要将分发对象写清楚。
其次是写明“出席者”
的姓名，这样有助于确认会议的决定是基于哪些权限和信息做出的。
当相关部门的负责人说“我没听说过这件事”
的时候，还可以出示会议记录告诉对方“课长代替部长出席会议时说了没问题”
，保证会议的决定都能够顺利地执行下去。
“制作者”
的姓名和“制作日期”
是为了明确职责所在而必须记录的内容。
虽然这是制作会议记录时基本中的基本，但却经常遭到忽视，所以请一定注意。
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